02 Januari 2009

Dasar-Dasar Pengendalian dan Pengendalian Organisasi

Dasar- dasar Pengendalian
Seperti hanya pada mobil,anda menekan gas,maka mobil anda akan berjalan lebih cepat.Putarlah setir anta maka mobil akan berganti arah.tekan pedal rem,maka mobil pun akan segera berhenti atau melaju secara perlahan. Dengan segala perangkat ini,anda mengendalikan arah dan kecepatan: jika beberapa diantaranya tidak berfungsi, mobil tidak akan melakukan apa yang anda inginkan. Dengan kata lain,mobil tersebut berada diluar kendali.
Sebuah Organisasi juga harus dikendalikan; yaitu perangkat harus berda pada tempatnya untuk memastikan bahwa tujuan strategisnya dapat tercapai. Akan tetapi pengendalian organisasi lebuh rumit daripada menegemudikan sebuah mobil.
Pengertian
Pengendalian adalah suatu proses pemantauan prestasi dan pengambilan tindakan untuk menjamin hasil yang diharapkan. Sedangkan Proses Pengendalian manajemen adalah pross dimana manajer pada seluruh tingkatan memastikan bahwa orang-orang yang mereka awasi mengimplementasikan strategi yang di maksud.
Proses pengendalian megukur kemajuan kearah tujuan dan memungkinkan manajer mendeteksi penyimpangan dari perencanaan tepat pada waktunya untuk mengambil tindakan perbaikan.

Langkah-langkah Dalam Proses Pengendalian.
Definisi Mockler membagi pengendalian dalam empat langkah:
Penetapan standard dan metode untuk pengukuran prestasi
Langkah ini mencakup standart dan ukuran untuk segala hal
Pengukuran Prestasi
Langkah ini merupakan proses yang berkesinambungan, berulang-ulang dengan frekuensi yang actual tergantung pada jenis aktifitas yang sedang diukur.
Membandingkan hasil-hasil yang telah diukur dengan target atau standard yang telah ditetapkan sebelumnya.
Jika prestasi sesuai dengan standar, manajer dapat mengasumsikan bahwa” Segala sesuatu telah berjalan secara terkendali, ia tidak perlu ikut campur secara aktif dalam operasi organisasi
Mengambil tindakan perbaikan
Ini dilakukan jika prestasi turun di bawah standard dan analisis menunjukan perlunya diambil tindakan. Tindakan perbaikan ini dapat berupa mengadakan perubahan terhadap satu atau lebih banyak aktivitas dalam operasi organisasi. Para manajer hanya memonitor prestasi kerja dan bukan melakukan pengendalian.
Proses pengendalian harus dilaksanakan oleh manajer diseluruh organisasi. Karena pentingnya pengendalian keuangan, ada sebagian orang mengangap bahwa tangungjawab pengendalain ini untuk sebagian besar dapat diserahkan kepada akuntan atau kontroler. Akan tetapi semua manajer perlu mengadakan pengendalian, agar pelaksanaan operasinya dapat berhasil.
Arti Penting Pengendalian.
Tidaklah mungkin untuk membayangkan adanya perusahaan yang sama sekali tidak melakukan pengendalian dalam arti seluas-luasnya. Pengendalian itu perlu, agar perusahaan dapat mencapai tujuanya. Fakor-faktor apakah yang menbuat pengendalian penting bagi manajer dan organisasinya ? seberapa jauhkan pengendalian perlu dilakukan oleh manajer.
Factor-faktor yang menciptakan kebutuhan akan pengendalian
Factor-factor itu meliputi :
1) Perubahan. Merupakan bagian yang tidak dapat dipisahkan dalam lingkungan organisasi manapun. Melalui fungsi pengendalian, manajer mendeteksi perubahan yang mempengaruhi produk atau jasa perusahaan. Ia kemudian dapat mengambil tindakan untuk mengatasi ancaman atau memanfaatkan peluang yang muncul akibat perubahan tersebut.
2) Kerumitan. Yang menambah sifat komplek organisasi zaman sekarang ialah desentralisasi. Desentralisasi dapat mempermudah usaha pengendalian organanisasi, karena operasi organisasi tidak perlu lagi dikontrol oleh kantor pusatnya.
3) Kesalahan. Tidak dapat dipungkiri sebagai manusia anggota organisasi juga dapat membuat kesalahan, dengan system pengendalian memungkinkan manajer untuk mendeteksi kesalahan-kesalahan sebelum menjadi gawat.
4) Delegasi. Hal ini merupakan salah satu cara manajer untuk menentukan apakah bawahanya melaksanakan tugas yang didelegasikan kepadanya dengan menerapkan system pengendalian.

Eleman-elemen System Pengendalian

1) Pelacak ( Detector) atau sensor, sebuah perangkat yang mengukur apa yang sebenarnya terjadi dalam proses yang sedang dikendalikan.
2) Penaksir ( assessor), suatu perangkat yang menentukan signifikasi dari peristiwa actual dengan membandingkanya dengan bebrapa standar atau ekspetasi dari yang sebenarnya terjadi.
3) Effektor, suatu perangkat(yamg sering disebut feedback) yang mengubah perilaku jika assessor mengindikasikan kebutuhan yang dipenuhi.
4) Jaringan komunikasi, perangkat yang meneruskan informasi antara detector dan assessor dan antara assessor dan effektor.
Metoda pengendalian organisasi dewasa ini telah menjadi lebih cermat dan tidak lagi mudah, sebagian diakibatkan oleh pengunaan computer dalam pengolahan data. Kita menyadari bahwa pengendalian yang terlalu ketat akan merugikan baik bagi organisasi maupun individu dalam organisasi itu. Pengendalian yang memaksa para anggota organisasi tengelam dalam tata cara resmi, atau terlalu banyak membatasi berbagai perilaku akan mematikan motivasi, merintangi kreatifitas dan akhirnya akan merusak pelaksanaan tugas dalam organisasi.
Tingkat pengendalian yang dianggap ekstream atau berbahaya, berbeda-beda tergantung pada situasinya. Biro iklan misalnya mungkin akan memerlukan pengendalian yang lebih fleksibel dari pada laboratorium riset. Iklim perekonomian mungkin akan mempengaruhi tingkat pengendalian yang dapat diterima oleh anggota organisasi. Dalam keadaan resesi, sebagian besar dari masyarakat akan dapat menerima pengendalian dan pembatasan yang lebih ketat, akan tetapi dalam kondisi pertumbuhan yang makmur, peraturan dan pembatasan kerap kali akan tampak seolah-olah kurang sesuai. Dengan demikian, tugas manajer dalam menegakan pengendalian adalah sedapat mungkin menemukan keseimbangan yang memadai antara pengendalian organisasi yang cukup efektiv dan kebebasan individu. Terlalu banyaknya pengendalian akan menjadikan organisasi sebagai tempat kerja yang menyesakan, yang merintangi, dan yang tidak dapat memberikan kepuasan kerja pada para karyawannya. Dengan pengendalian yang terlalu kendor, organisasi menjadi kacau balau, tidak efisien, dan tidak efektiv dalam mencapai tujuannya.
Karena Organisasi, orang-orang, lingkungan dan teknoligi terus mengalami perubahan,system pengendalian yang efektif membutuhkan peninjauan kembali dsan perubahan ayang berkesinambungan., sebagai contoh , bila sebuah divisi produksi mempekerjakan individu yang relative tidak memiliki keterampilan dan tidak berminat akan pekerjaanya.,maka system pengendalian mungkin memerlukan sering diadakannya pemeriksaan mutu dan produktifitas yang terinci.akan tetapi jika perusahaaan bermaksud untuk memprodukdsi produk /jasa yang sama dilokasi yang lain dengan karyawan yang lebih terampil dan tertarik akan pekerjaanya,maka system pengendalianmya mungkin membutuhjkan lebih sedikit tempat-tempat pengukuran dan para karyawannya dapat dibarikan otonomi dan tanggung jawab yang lebih besar untuk memantau dan memperbaiki prestasi kerjanya.

Jenis-jenis Metode Pengendalian
Metode-metode pengendalian dapat dikelompokan menjadi :
1) Pengendalian pra-tindakan.
Pengendalian pratindakan memastikan bahwa sebelum suatu tindakan diambil maka sumber daya manusia, bahan dan keuangan yang diperlukan telah dianggarkan.
2) Pengendalian Kemudi, atau Pengendalian Umpan Kedepan.
Pengendalian kemudi dirancang untuk mendeteksi penyimpangan-penyimpangan dari standar atau tujuan tertentu dan memungkinkan tindakan perbaikan diambil sebelum suatu urutan tertentu dirampungkan.[1]


3) Pengendalian Penyaringan
Pengendalian penyaringan merupakan suatu proses dimana aspek-aspek spesifik dari suatu prosedur harus disetujui atau syarat tertentu harus dipenuhi sebelum kegiatan dapat dilanjutkan. Pengendalian penyaringan menjadi sangat berguna sebagai alat pengecekan ulang.
4) Pengendalian Purna Tindakan
Pengendalian purna tindakan mengukur hasil-hasil dari suatu tindakan yang telah dirampungkan.

Karakteristik Sistem Pengendalian yang Efektif
System-sistem pengendalian yang dapat dihandalkan dan yang efektif mempunyai karakteristik tertentu yang sama. Arti penting relative dari karakteristik tersebut akan berbeda-beda menurut keadaan masing-masing, tetapi sebagian besar system pengendalian diperkuat oleh kehadiranya.[2]
Akurat, informasi tentang hasil prestasi harus akurat.
Tepat waktu. Informasi harus dikumpulkan, diarahkan dan segera dievaluasi jika hendak diambil tindakan tepat pada waktunya untuk menghasilkan perbaikan
Obyektif dan Konprehensif, informasi dalam system pengendalian harus dapat dipahami dan dianggap onyektif oleh individu yang mengunakanya.
Dipusatkan pada tempat-tempat pengendalian strategic. Sistem pengendalian sebaiknya dipusatkan pada bidang-bidang yang paling banyak akan terjadi penyimpangan dari standar atau yang akan menimbulkan kerugian paling besar.
Dari segi ekonomi realistis, biaya untuk mengimpletasi system pengendalianya sebaiknya lebih sedikit atau maksimal sama dengan keuntungan yang diperoleh dari system itu.
Realistis dari segi organisasi.
Dikoordinasikan dengan arus pekerjaan organisasi.
Luwes. Sistem pengendalian harus mengandung sifat luwes, sehingga organisasi tersebut dapat segera bertindak untuk mengatasi perubahan-perubahan yang merugikan atau menfaatkan peluang-peluang baru.
Persepektif dan Operasional. Sitem pengendaliaan yang efektif dapat mengidentifikasi, setelah terjadi penyimpangan dari standar, tindakan perbaikan yang perlu diambil.
Diterima oleh para anggota organisasi. Pengendalian harus berkaitan dengan tujuan yang berarti dan dapat diterima.

Agar pengendalian bisa berlangsung seperti yang diinginkan, Newman menganjurkan bahwa, standarditu juga harus diterima oleh para anggota organisasi sebagai bagianintegral dan adil dari pekerjaan mereka.

Masalah dalam Penetapan Sistem Pengendalian yang Efektif.
Sejumlah masalah yang menggangu akan merintangi efektifitas system pengendalian yang sering timbul:
· Factor-faktor yang dengan mudah diukur terlalu banyak dititikberatkan, sementara hal-hal yang sulit diukur toidak diberi perhatian yang cukup.
· Factor-faktor jangka pendek mungkin terlalu berlebihan ditekankan dengan mengorbankan factor-faktir jangka panjang.
· System pengendalian mungkin tidak disesuaikan untuk mencerminkan pergeseran dalam arti penting berbagai aktifitas dan tujuan di kemudian hari.





HAL-HAL MENDASAR DALAM PENGENDALIAN MANAJEMEN
Pengendalian manajemen merupakan suatu keharusan dalam suatu organisasi. Sistem pengendalian manajemen merupakan implementasi strategi, sehingga harus sesuai dengan strategi organisasi
Implementasi strategi memerlukan suatu alat untuk memotivasi anggota organisasi guna mencapai tujuan organisasi.
pengendalian manajemen adalah alat untuk memotivasi agar tujuan anggota organisasi selaras (goal congruence) dengan tujuan organisasi.
Perilaku adalah fokus dari pengendalian manajemen agar strategi yang telah ditetapkan dilaksanakan secara efektif dan efisien oleh anggota organisasi
Pengendalian manajemen merupakan bentuk kegiatan perencanaan dan pengendalian yang dilakukan oleh manajemen di dalam suatu organisasi.
Pengendalian Manajemen, adalah suatu sistem, metode dan prosedur yang digunakan oleh manajemen untuk mempengaruhi orang-orang dalam organisasi dengan tujuan agar mereka melaksanakan strategi perusahaan secara efektif dan efisien
Aktivitas Pengendalian Manajemen
Aktivitas pengendalian manajemen meliputi :
Planning, yaitu pengambilan keputusan mengenai sesuatu yang akan dilakukan oleh perusahaan.
Coordinating, yaitu melakukan koordinasi terhadap berbagai aktivitas yang ada di dalam organisasi
Communicating, yaitu mengkomunikasikan berbagai informasi kepada pihak-pihak yang terkait di dalam organisasi
Sistem pengendalian organisasi terdiri dari tiga jenis, yaitu pengendalian strategis, pengendalian manajemen dan pengendalian operasional. Pengendalian strategis merupakan proses dari evaluasi strategi, yang dilakukan baik strategi tersebut dirumuskan dan setelah diimplementasikan. Pengendalian manajemen berfokus pada pencapaian sasaran dari berbagai substrategi bersesuaian dengan strategi utama dan pencapaian sasaran dari rencana jangka menengah. Sedangkan pengendalian operasional berpusat pada kinerja individu dan kelompok yang dibandingkan dengan peran individu dan kelompok yang telah ditentukan oleh rencana organisasi . Masing-masing jenis pengendalian tersebut tidak terpisah dan tidak berbeda secara nyata serta dalam kenyataan mungkin tidak berbeda satu dengan yang lainnya.
Pengendalian strategi dipusatkan dengan mengikuti jalannya strategi yang dimplementasikan, mendeteksi setiap bidang masalah atau bidang masalah yang potensial dan membuat penyesuaian yang diperlukan. Newman and Logan menggunakan terminologi ”Pengendalian sistem kemudi” untuk menyoroti beberapa karakteristik penting dari pengendalian strategi. Biasanya, suatu rentang waktu yang penting terjadi antara awal implementasi strategi dengan pencapaian dari hasil yang diharapkannya. Selama waktu itu, sejumlah proyek dilaksanakan, investasi dibuat dan tindakan dilakukan untuk mengimplentasikan strategi baru. Juga situasi lingkungan dan internal perusahaan sedang tumbuh dan berkembang. Pengendalian strategi diperlukan untuk mengendalikan perusahaan melalui peristiwa tersebut. Pengendalian strategi harus menyediakan beberapa koreksi langsung berdasarkan pada kinerja menengah dan informasi baru.






Kesimpulan

Pengendalian adalah proses yang sangat penting melalui manajer menjamin bahwa aktifitas yang sesunguhnya sesuai dengan aktivitas yang telah direncanakan. Pengendalian terdori atas empat langkah dasar: (1) penetapan standard dan metode untuk mengukur prestasi. (2) pengukuran prestasi. (3) pembandingan prestasi dengan standard dan (4) pengambilan tindakan perbaikan.
Berubahnya lingkungan organisasi, meningkatnya kerumitan organisasi, kenyataan bahwa para anggota organisasi membuat kesalahan-kesalahan, dan kenyataan bahwa manajer harus mendelegasikan wewenang adalah diantara factor-faktor yang membuat perlunya pengendalian.
Hampir semua metode-metode pengendalian dapat dikelompokan menjadi empat kategori: pengendalian pra-tindakan atau pra-pengendalian, yang memastikan bahwa sumber daya manusia. Bahan-bahan dan keuangan tersedia dioperasi: pengendalian kemudi, yang mendeteksi penyimpangan prestasi sebelum suatu kegiatan tertentu dirampungkan: pengendalian ya/tidak atau pengendalian pennyaringan, yang memastikan bahwa syarat-syarat tertentu terpenuhi sebelum suatu kegiatan berlangsung lebih lanjut: dan pengendalian purna-tindakan, dimana pengalaman masa lalu diterapkan pada kegiatan-kegiatan masa depan. Walaupun keempat-empatnya penting, namun pengendalian kemudi memungkinkan tindakan lebih dini diambil untuk mencegah kegagalan atau memanfaatkan peluang-peluang yang tidak diharap-harapkan.
Penetapan sebuah sisitem pengendalian kemudi mencakup (1) penetapan hasil-hasil yang diinginkan, (2) penetapan predictor atas hasil-hasil, (3) penetapan standard bagi predictor dan hasil-hasil, (4) penetapan jaringan informasi dan umpan balik, dan (5) penilaian informasi dan pengembalian tindakan perbaikan.
Dalam perancangan sebuah sisitem pengendalian manajer harus memutuskan tentang jenis dan jumlah pengukuran yang akan digunakan, siapa yang akan menetapkan standard, tingkat keluwesan standard tersebut, frekuensi pengukuran dan arah umpan balik.
Agar sisitem pengendalian itu menjadi efektif sisitem tersebut harus akurat, tepat waktu, objektif, berfokus pada bidang-bidang kunci prestasi dan tempat-tempat pengendalian strategic, realistis dari segi ekonomik, realistis dari sudut organisasi,terkoordinasi dengan arus kerja organisasi,luwes, bersifat menuntun dan dapat diterima oleh anggota organisasi. Karakteristik tersebut dapat diterapkan terhadap pengendalian pada semua tingkatan dalam sebuah organisasi.


[1] Richard J. Barnet dan Ronald E. Muller, Global Reach : The Power of the Multinational Coorporations ( New York : Simon & Schuster, 1974)
[2] Carl R. Beidleman, John L Hilley, dan James A. Greenleaf, “ Alternatives in Hedging Long Date Contractual Foreign Exchange Exposure, “ Sloan Management Review 24, nomor.4 (sumber 1983) : 45-54

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar